Certificado de Ingresos y Retenciones: Guía en línea

Cómo obtener el certificado de ingresos y retenciones en línea paso a paso Colombia 2021

El Certificado de Ingresos y Retenciones es un documento en el que tanto las personas naturales como las jurídicas reportan los ingresos percibidos durante el año anterior y las retenciones que realiza el empleador por diferentes conceptos sobre el ingreso de los empleados.

💡Este certificado es necesario para realizar la declaración de la renta, por eso cada empresa y empleador tiene el deber de facilitarles a sus empleados este documento.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es la entidad encargada de vigilar y controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, por eso para facilitar la elaboración del Certificado de Ingresos y Retenciones, ha presentado el formulario número 220 para que sea diligenciado por los empleadores.

Certificado de Ingresos y Retenciones: Guía en línea

¿Por qué es importante tener el Certificado de Ingresos y Retenciones o Formulario número 220?

El Certificado de Ingresos y Retenciones es un formulario modelo emitido por la DIAN e identificado con el número 220, mediante el cual el empleador específica cada uno de los aportes económicos que le hizo a su empleado correspondientes a su situación laboral, así como los descuentos efectuados como resultado de diferentes conceptos como por ejemplo seguridad social.

Este documento debe ser entregado cada año por el empleador a cada uno de sus empleados y la información allí contenida debe ser totalmente precisa y detallada en cuanto a los importes de los ingresos y las retenciones, ya que esta información debe ser presentada ante la DIAN para la respectiva declaración de renta y la misma será verificada por este ente.

Por lo tanto el Certificado de Ingresos y Retenciones es un soporte obligatorio para declarar la renta ante la DIAN, pues esta entidad regulatoria exige la presentación de este documento para verificar la declaración y validar la información suministrada.

🔹¿Cómo obtener el Certificado de Ingresos y Retenciones?

Si eres empleado, la empresa en la cual te desempeñas tiene el deber de facilitarte este documento debidamente diligenciado, por lo cual es allí donde puedes solicitarlo.

Este certificado, también conocido como formulario 220, debe ser emitido anualmente por tu empleador, ya que es la persona que conoce la información correspondiente a los datos de la empresa y los valores por los conceptos de ingresos y retenciones.

No obstante, en el formulario número 220 aparecen algunos campos que deben ser rellenados por el empleado y que corresponden a información personal, como es el caso de otros ingresos obtenidos por actividades distintas a su trabajo, los bienes y deudas que posee, entre otros.

Conoce algunas características del Formulario 220 y cómo tramitarlo

El Certificado de Ingresos y Retenciones  es un formulario estándar el cual está compuesto por 74 renglones que deben ser completados con la información requerida. La mayoría de estos campos o renglones deben ser rellenados por el empleador y algunos deben ser diligenciados por el trabajador.

☝ Un factor importante a tener en cuenta al momento de diligenciar el formulario 220 es que todas las cifras y valores deberán ser aproximadas al múltiplo de 1.000 más cercano.

Para que puedas visualizar cómo es el formulario 220, puedes descargarlo en el portal web de la DIAN a través de la siguiente dirección CLICK AQUÍ donde también encontrarás el instructivo para tramitarlo correctamente, más o menos luce así:

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Estos son algunos de los datos que deben ingresar el empleador y el empleado en el formulario 220 en conformidad con el artículo 379 del Estatuto tributario:

🔹Información diligenciada por el empleador o retenedor:

✔En la sección “retenedor”, deberá ingresar la información correspondiente a su empresa:

  • Número de Identificación Tributaria (NIT) con su dígito verificador (DV)
  •  Apellidos y nombres del agente retenedor o la razón social de la entidad.

✔En la sección “trabajador”, se ingresarán:

  • Tipo y Número del documento de Identidad
  • Apellidos y Nombres del empleado

Período de certificación: año, mes y día de inicio de labores hasta la fecha de solicitud o de la conclusión del año fiscal. Generalmente se realiza desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

  • Fecha de expedición del Certificado
  • Dirección donde practicó la retención.

✔En la sección “Concepto de los Ingresos” se detallan los pagos percibidos por el trabajador:

  • En la parte izquierda aparece un listado de los pagos efectuados por el empleador al trabajador.
  • En el lado derecho se deben colocar los valores correspondientes a cada concepto de pago que recibió el empleado.
  • El total de los pagos recibidos por el trabajador.

✔En la sección “Concepto de los Aportes” va lo siguiente:

  • En el lado izquierdo aparecen los conceptos de los aportes
  • En el lado derecho se colocan los valores correspondientes a cada aporte que se realizó a las entidades en el período referido en el certificado.
  • Se totaliza el valor de la retención en la fuente
  • Se coloca el nombre del agente retenedor para certificar la información.

🔹Información que debe diligenciar el empleado:

✔Si el trabajador realiza otras actividades económicas, debe reflejar los ingresos que percibe a través de esas actividades en el formulario, en la sección “Concepto de otros ingresos”   las cuales deben ser gravables:

Ingresos por arrendamientos, honorarios, loterías, rifas, entre otros con sus valores correspondientes y sus respectivas retenciones.

✔En la sección “Identificación de los bienes y derechos poseídos” debe ingresar:

  • Los bienes que tiene bajo su titularidad y el valor de cada uno.
  • El monto de las deudas que pudiera tener vigentes a la fecha.
  • Si el trabajador tiene a su cargo una persona que dependa económicamente de él, debe suministrar sus datos.
  • Firma del trabajador o pensionado, con la cual manifiesta que ha cumplido con los requisitos establecidos.
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¿Es necesario estar inscrito en el RUT para diligenciar el Certificado de Ingresos y Retenciones?

Para el agente retenedor o empleador es absolutamente necesario estar inscrito  en el Registro Único Tributario y tener asignado el Número de Identificación Tributaria con su respectivo dígito de verificación para diligenciar el formulario 220 y poder presentar la declaración de la renta.

De igual manera, todos los contribuyentes que realicen actividades económicas o posean bienes dentro del país, deben inscribirse en el RUT y declarar la renta. También para las personas que se encuentren empleadas y los pensionados es recomendable que tengan diligenciado el Formulario 220 para evitar inconvenientes.