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Una cuenta de cobro en el territorio colombiano es un comprobante contable informal muy común. Las empresas, personas naturales, jurídicas y profesionales entre otras las emplean como una especie de factura para llevar un control de sus cobros y pagos. Pero, ¿Qué diferencias existen entre una factura común y una cuenta de cobro?
Esta es una pregunta que muchos se hacen, y para responderla es necesario aprender qué debe incluir una cuenta de cobro, bajo qué leyes funciona y en qué contextos debe utilizarse.
A continuación te contamos todo lo que debes saber acerca de una cuenta de cobro en Colombia, qué es, para qué se utiliza y qué formato seguir para hacer una, además de las diferencias y similitudes que posee con las facturas comunes.
?¿Qué es una cuenta de cobro y para qué sirve?
Es un documento informal que se realiza con el fin de reclamar el pago de alguna deuda hacia una persona u entidad, exponiendo que hubo o aún existe una responsabilidad hacia el.
Cabe destacar que las cuentas de cobro no son válidas como un soporte legal contable. Por ello, quien lo recibe debe responder con un oficio equivalente o comprobante.
Este documento termina correspondiendo a una factura en el momento en que contribuyentes, vendedores o proveedores no las emiten pero sí requieren un control de sus acciones en relación a sus compradores.
En Colombia las personas que trabajan con cuentas de cobro deben pertenecer obligatoriamente al régimen simplificado.
☝¿Por qué las cuentas de cobro no sustituyen a las facturas?
Los contribuyentes que forman parte del régimen simple están en el deber de emitir y declarar facturas, al contrario de los miembros del régimen simplificado. Por lo tanto, aquellos que utilizan las cuentas de cobro como aval legal pueden ser sancionados e incluso el estado está en el derecho de cerrar su establecimiento.
Las facturas sí tienen soportes legales y pueden usarse en distintos trámites judiciales, una cuenta de cobro es simplemente una especie de control informal para llevar un registro del dinero devengado.
Por ello, conforme tus ingresos y negocios crezcan es importante que cambies de régimen y actualices tus cuentas de cobros por facturas. De esta forma evitarás sanciones o multas.
El Régimen Simplificado
En Colombia las personas naturales que deseen realizar cuentas de cobro deben pertenecer al Régimen Simplificado. Esta legislación está pensada para aquellos contribuyentes que prestan servicios individuales y despachan cantidades pequeñas, pero que aún así están en el deber de declarar los impuestos sobre el dinero obtenido por su trabajo.
? Este sistema se emplea con el fin de regular el pago de impuesto por parte de contribuyentes menores que tienen el deber con el estado. Además, establece ciertas normativas con respecto al monto del IVA, prestación de servicios y regulación de precios de venta.
El Régimen establece claramente que los contribuyentes menores que realizan actividades gravadas no están en la obligación de emitir facturas cobrar y declarar IVA y renta o tener la contabilidad al día. Al contrario, su contabilidad es más simple y puede reducirse a un libro diario y cuentas de cobro.
»Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad»
Estatuto tributario, artículo 616
?Requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado
Estos son algunos de los requisitos más generales para que un contribuyente pueda pertenecer al Régimen Simplificado de Colombia:
- El contribuyente debe poseer un (1) establecimiento, sea oficina, local, sede u otro para prestar su servicio o vender su producto.
- No deben llevarse a cabo actividades bajo franquicias, concesiones o actividades que impliquen la explotación de intangibles dentro del establecimiento.
- Los ingresos que devengue por sus actividades comerciales. consignaciones, inversiones o contratos no pueden ser mayores a 3500 UVT
- El contribuyente no podrá ser usuario aduanero en ningún punto de su actividad comercial.
¿Qué elementos debe incluir una cuenta de cobro?
Al ser un documento informal no es necesario seguir un formato reglamentario para realizar una cuenta de cobro, esta puede ser narrativa y debe incluir los datos más necesarios. En general, los elementos que debe incluir son los siguientes:
⇨Nombre y Apellido del deudor
⇨Ciudad y fecha en la que se generó la deuda
⇨Dirección del deudor
⇨Métodos de contacto
⇨Datos básicos sobre el acreedor o empresa, los cuales son: Nombre de la empresa, RUT (Registro Único Tributario), ⇨Nombre y apellido del beneficiario
⇨Concepto de la deuda, forma de pago de la deuda
⇨Firmas de ambas partes.
☝ Te especificamos un poco los elementos más relevantes que debe incluir tu cuenta de cobro, la mayoría son algunas certificaciones y soportes que debes incluir en el cuerpo de tu documento:
✔Ciudad o Residencia Fiscal
Un elemento muy importante, ya que a partir de este se establece cuál será la retención en la fuente y el comercio que ha de practicarse según los servicios. En ella debes anexar la actividad económica y su código. Se recomienda que se agregue en la sesión de certificaciones.
✔Información del RUT
El contacto y valor de servicios del Registro Único Tributario debe estar actualizado. Por el contrario podría ser sancionado tal como lo estipula el Estatuto Tributario en su sanción 658-3
✔Responsabilidad de IVA
Este elemento en el que especifica que el contribuyente no está en la obligación de facturar o declarar el IVA en la cuenta de cobro. Ya que de ser así, tendría que optar por una factura legal en vez de este documento.
✔Actividad económica y Tarifa de retención
Estos elementos se aplican respecto a la retención de comercio e industria, del CIIU (Clasificación Internacional Industrial Uniforme) y de ICA (Instituto Colombiano Agropecuario) para fines de agilizar los cálculos de retenciones finales según sea el caso.
✔Declaración de la renta
Este es una sección que determinará el porcentaje de las retenciones finales y honorarios. En este punto toma en cuenta si tienes cuentas pendientes por declarar del año anterior y el monto a cancelar en el año actual. Dependiendo de ello, deberá realizar una certificación básica que especifique la declaración.
✔Certificado PILA
Este te servirá de soporte en tu cuenta de cobro, es un certificado simple de pago que sirve para demostrar que el pago y soporte fueron hechos correctamente, al igual que los montos y bases aplicables.
El certificado PILA no es totalmente necesario pero se recomienda para empresas con alto desgaste administrativo.
?Toma en cuenta:
⇨La fecha debe ser con su año completo, para el año 2021.
⇨El valor de la deuda y los servicios prestados deberá ir en letras, números y con su respectiva denominación, en este caso COP$ o pesos colombianos.
Pasos para realizar una cuenta de cobro
Ahora que conoces qué es una cuenta de cobro, para qué sirve y qué elementos debe contener, entérate de los pasos que debes seguir para realizarla de manera correcta:
?Paso 1. Organiza una secuencia para tus números
No es un paso obligatorio pero es una buena manera de llevar un control preciso de tus servicios y deudores. A partir de allí puedes relacionarlos y crear tu cuenta de cobro con más claridad y de forma específica.
En esta sección, especifica los datos personales y administrativos tanto del beneficiario como del deudor.
?Paso 2. Determina los detalles del pago
Aquí deberás describir el monto total del pago y su destino, bien sea una cuenta bancaria, pago en efectivo, entre otros.
También una fecha tope para recibirlo. Este puede tener un plazo de 20 a 40 días desde el momento en que se presta el servicio.
Para determinar los detalles del pago, también debes detallar el tipo de servicio que fue entregado ya que así evitas problemas, quejas o reclamos de más.
*Nota: Recuerda añadir en total en el pago todos los valores adicionales que te deba el cliente.
?Paso 3: Adjunta tus soportes y certificaciones
Acá es importante que incluyas una copia de tu RUT y la cuenta de cobro. Para obtenerla, puedes descargarla por el portal web oficial de la DIAN. Incluye de igual manera alguna otra retención de parte tuya o del cliente.
⇨¿Qué hacer para que mi cuenta de cobro tenga peso legal?
Si piensas usar este documento para algún trámite legal o judicial, simplemente deberás obtener un soporte de costos por parte de entidades colombianas como la DIAN, RUT y NIT.
Básicamente, si deseas realizar algún aval legal deberás comenzar a manejar facturas como tu documento contable de manera más oficial.
